Електронний журнал обліку особового складу: перехід від паперової до електронної форми

Міністерством оборони України 14.10.2024 затверджено Наказ № 687 “Про внесення змін до Інструкція з організації обліку особового складу в системі Міністерстві оборони України” (далі – Наказ № 687).

Ідея наказу

Перехід військових частин Сил оборони України на ведення електронного обліку особового складу за допомогою загального та спеціального програмного забезпечення.

Впровадження електронного журнала

До 01.09.2025

Облік особового складу в паперовій формі дозволено до 01.09.2025 лише тим, в кого відсутня технічна можливість здійснювати такий облік в електронній формі (відсутні службові пристрої, придатні до роботи зі службовою інформацією).

З 01.09.2025

З 01.09.2025 до моменту введення Міністерством оборони України в експлуатацію спеціального програмного забезпечення електронного обліку особового складу – загальнообовʼязковий перехід на ведення електронного обліку особового складу із застосуванням електронних таблиць Excel в Електронному журналі обліку особового складу.

Всі паперові форми обліку особового складу, які не підлягають веденню у звʼязку з запровадженням електронного обліку особового складу, підлягають здаванню до Галузевого архіву Міністерства оборони України у строк до 01.01.2026.

Для переходу командирами військових частин видається наказ (з основної діяльності) про ведення електронного обліку особового складу.

Перехід рекомендується здійснювати з 1-го числа місяця для запобігання розриву ведення помісячного журналу обліку особового складу.

СЕДО

Крок 1

Командири військових частин (з основної діяльності) видають наказ про ведення електронного обліку особового складу.

Крок 2

До 01.09.2025 засобами СЕДО повідомити Головне управління персоналу Генерального штабу Збройних Сил України (номер СЕДО 321) та Директорат цифрової трансформації у сфері у сфері оборони України Міністерства оборони України (номер СЕДО 418).

Крок 3

Повідомляти зазначені в попередньому кроці управління про наявні пропозиції, виявлені проблеми та недоліки ведення електронного обліку особового складу.

Журнали та книги, які скасовуються

Для військових частин, які перейшли на електронний облік, скасовується 12 паперових форм журналів та книг:

• Іменний список особового складу
• Книга обліку особового складу
• Іменний список для проведення вечірньої повірки
• Книга штатно-посадового обліку особового складу
• Книга алфавітного обліку особового складу
• Книга алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу
• Книга обліку тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу
• Книга обліку вибулого та прибулого особового складу
• Добова відомість
• Журнал контролю за станом обліку особового складу
• Книга штатно-посадового обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу
• Добова відомість військової частини на особливий період.