Довідка видається кожному військовослужбовцю індивідуально на підставі рапорту з проханням видати таку довідку. Видається тим органом, у складі якого військовослужбовець проходив службу або до якого був відряджений. 

Підставою для заміни посвідчення (Інструкція про порядок видачі в Міністерстві оборони України посвідчень учасника бойових дій, нагрудних знаків “Ветеран війни – учасник бойових дій” та листів талонів на право одержання ветеранами війни проїзних квитків з 50-відсотковою знижкою їх вартості, затверджена наказом Міністерства оборони України від 10 листопада 2022 року № 369, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 21 листопада 2022 року за № 1441/3878) є Рішення (витяг із протоколу) Комісії, яка надавала статус учасника бойових дій відповідній особі, або завірені в установленому законодавством порядку їхні копії.
Якщо ти проходиш військову службу, то звернись до служби персоналу військової частини. Якщо звільнений – до ТЦК та СП за місцем реєстрації (перебування на військовому обліку).